Cómo decorar una sala de reuniones: decoración y productividad

Una decisión importante que deberemos tomar es cómo decorar las salas de reuniones, hoy te contamos cómo hacerlo.

Las salas de reuniones son uno de los espacios claves en una oficina. Son un punto estratégico en el que se tomarán decisiones importantes, se celebrarán reuniones entre el equipo o con visitantes, se plantearán las líneas estratégicas del negocio. Por ello deben ser una de las estancias en las que tengamos más cuidado a la hora de decorarlas para que resulten funcionales a la vez que inspiradoras. Porque deben adaptarse a muchas necesidades y usuarios distintos a lo largo de un mismo día, son un espacio que debemos decorar con mimo.

El decorar las salas de reuniones será primordial. Es la imagen que de nuestra empresa tendrán muchos de los visitantes y por tanto debemos pensar bien lo que deseamos transmitir como empresa. Nuestras salas de reuniones expresarán mucho sobre nuestra forma de entender el mundo y nuestra filosofía como empresa por lo que debemos poner especial cuidado. Desde el mobiliario o la sillería, a su distribución o decoración todo debe estar pensado para ser funcional pero a la vez hacer sentir a gusto aquellos que las utilicen.

Por eso vamos a ver cómo decorar las salas de reuniones de la empresa para conseguir que se conviertan en espacios inspiradores y creativos.

Elementos esenciales en una sala de reuniones eficiente

Para que una sala de reuniones sea eficiente, debe contar con elementos que faciliten la comunicación, la productividad y la comodidad de los participantes. Uno de los aspectos clave es el mobiliario: una mesa espaciosa y sillas ergonómicas aseguran confort durante largas reuniones. Además, una buena distribución del espacio permite que todos los asistentes tengan visibilidad y participación activa.

La tecnología también juega un papel fundamental. Es imprescindible contar con una pantalla o proyector para presentaciones, una conexión a internet estable y sistemas de videoconferencia para reuniones remotas. Asimismo, una pizarra o panel para anotaciones favorece la colaboración. La iluminación adecuada, preferiblemente combinando luz natural y artificial regulable, y una buena acústica, evitando ecos o ruidos molestos, contribuyen a un ambiente funcional y productivo.

Distribución del espacio y mobiliario adecuado

La distribución del espacio en una sala de reuniones debe facilitar la comunicación, la visibilidad y la comodidad de los participantes. Dependiendo del tipo de reuniones que se realicen, se pueden optar por diferentes configuraciones: en forma de U para fomentar la interacción, en mesa redonda para discusiones abiertas o con un formato tipo auditorio si se trata de presentaciones. Es importante dejar suficiente espacio para el movimiento y garantizar que todos los asistentes tengan una visión clara de la pantalla o pizarra. Es importante contar con suficiente espacio por persona, sobre todo para reuniones más formales.

El mobiliario adecuado es clave para la funcionalidad y comodidad. Se recomienda una mesa espaciosa que se adapte al número de participantes y sillas ergonómicas que ofrezcan soporte lumbar. Además, contar con soluciones de almacenamiento, como estanterías o muebles modulares, ayuda a mantener el orden. La incorporación de elementos tecnológicos, como pantallas, videoconferencias y sistemas de audio, junto con una iluminación regulable, contribuye a crear un ambiente profesional y eficiente.

Reuniones formales e informales

Hoy en día ya no todos los espacios de reuniones tienen por qué ser muy formales y serios. Podemos distinguir entre zonas para reuniones informales y zonas de reuniones más formales. Dependiendo del tipo de reunión utilizaremos unos espacios u otros. Las grandes empresas tecnológicas han puesto de moda este concepto de reuniones informales y de espacios polivalentes en los cuales igual podemos relajarnos tomando un café que reunirnos en pequeño grupo para tomar algunas decisiones no estratégicas de forma más informal y distendida.

Las zonas para reuniones informales pueden abiertas y estar incluidas en salas amplias con diferentes tipos de espacios en ellas. Los elementos y muebles de este tipo de espacios deben ser versátiles y ergonómicos para asegurar la comodidad de nuestros miembros y a la vez adaptarse a necesidades que pueden ir cambiando a lo largo del día.

Cada día se estilan más este tipo de reuniones rápidas e informales que ayudan a mejorar el rendimiento del día a día. Por eso debemos tener mesas y sillas ergonómicas que garanticen la seguridad y bienestar de los miembros, tanto si estarán 10 minutos como si trabajarán 8 horas seguidas. Mesas de pequeño tamaño que puedan unirse o dividirse según las necesidades serán un elemento imprescindible para facilitar la versatilidad y adaptabilidad a las necesidades cambiantes.

En las salas de reuniones formales la acústica y la privacidad pasan a ser muy importantes ya que se trata de lugares donde se discutirán temas confidenciales. Cada día más en las salas de reuniones se apuesta por divisiones transparentes. Para ello se utilizan todo tipo de mamparas de cristal que nos ayudan a aislar dejando a la vez que veamos el interior y todo lo que está pasando. De esta forma se fomenta la transparencia dentro de la empresa y está comprobado que la percepción de los empleados mejora así como de nuestros visitantes.

Espacios acogedores

Nuestras salas de reuniones tienen que ser lugares acogedores donde aquellos que deben interactuar en ellas se sientan a gusto durante horas. Para ello el mobiliario es importante pero también la decoración y ambiente que crearemos en ellas. Las paredes en colores claros nos ayudarán a crear un espacio más amplio y organizado. Además, si contamos con ventanas en nuestra sala de reuniones, es preferible colocar cortinas de colores claros que permitan el paso de la luz natural. Pero si queremos darle un toque divertido y descontracturado a este ambiente, podemos elegir algún color llamativo para las paredes, siempre procurando dejar el techo de color blanco. Otra opción es elegir vinilos decorativos, una tendencia muy utilizada en estos días.

Dependiendo del sector al que nos dediquemos también podemos colocar vinilos con imágenes inspiradoras. O frases motivadoras que inspiren a aquellos que utilizarán la sala de reuniones y que fomenten un estado de ánimo asertivo.

Mesas para salas de reuniones

Debemos evaluar la cantidad de personas máximas que tomará parte en una reunión y así decidir el tamaño de la mesa y la cantidad de sillas que necesitaremos. Debemos crear salas de distintos tamaños dependiendo de la ocasión y de la cantidad de gente que se reunirá en cada una.  Normalmente se utilizan mesas para unas 6-8 personas como una medida media y en estos casos se recomienda usar una mesa redonda que ayudará a tener una mejor comunicación entre ellos. Pero también pueden haber salas más pequeñas sólo para 4-5 personas.

Para reuniones de mayor tamaño se utilizarán mesas rectangulares que permiten reunirse a una mayor cantidad de gente en menos espacio. En su parte delantera se situará la presidencia o  dirección desde donde podrá hablar claramente a todos los miembros del equipo reunidos. Los acabados en madera son los más utilizados en salas de reuniones por la calidez que aportan aunque también podemos decidirnos por acabados claros que ayuden a dar mayor luminosidad al ambiente. O incluso arriesgar con una mesa en color como la de la foto contigua. Lo importante es encontrar siempre un equilibrio para que se fomente un ambiente agradable de trabajo.

Sillas para la sala de reuniones

Las sillas es otro de los elementos más importantes en una sala de reuniones ya que podemos acabar pasando muchas horas sentados en ellas a lo largo de la semana. Las sillas de ruedas son más funcionales para una sala de reuniones ya que permiten una mayor movilidad y son más cómodas si disponen de brazos y vamos a estar mucho tiempo en ellas.  Además deberían incorporar altura regulable para poder ajustarse a las necesidades de cada usuario. Y es que la silla marca el carácter de la sala.  Aunque muchas veces se escogen sillas de cuatro patas por su precio más económico  y ajustado. Debemos pensar realmente la función que tendrán, si su uso será intensivo y destinar quizás un mayor presupuesto a que sean unas sillas cómodas.

Conectividad

Otro elemento vital hoy en día es la conectividad. La mayoría de asistentes a una reunión llevarán sus propios equipos, móviles o tablets. Por ello debemos cuidar mucho el tema de enchufes así como valorar si la sala deberá disponer de impresora, , proyector, pantalla para videoconferencias y tener un WiFi de máxima calidad para dar el mejor servicio a nuestros miembros. Y es que cada día más las reuniones han pasado a hacerse de forma remota y nuestras salas de reuniones deben adaptarse a esta nueva realidad y las nuevas necesidades que comporta.

Estos son los aspectos más importantes a la hora de tener en cuenta si estás pensando en diseñar una sala de reuniones. Y es que nos gusten o no las reuniones son parte del día a día de cualquier empresa y debemos anticiparnos a las necesidades que tendremos para así crear espacios adecuados y con un clima que ayude a fomentar el trabajo en equipo y la colaboración. Nuestro equipo lo agradecerá y además las reuniones resultarán mucho más productivas. Feliz semana.