¿Cómo hacer una correcta gestión de equipos de trabajo en remoto?

La pandemia del coronavirus ha acelerado la necesidad de muchas empresas de ofrecer trabajo en remoto a todos sus empleados. Por ello, la gestión de equipos de trabajo se ha convertido en una de las principales necesidades a las que debes enfrentarte en tu compañía. En este post te damos algunas de las mejores estrategias para impulsar los recursos humanos en modalidad de teletrabajo.

¿Cómo afecta el trabajo en remoto a tu equipo?

Trabajar de forma remota es un nuevo entorno que permite a las empresas adaptarse a la globalización. Ello conlleva muchos beneficios para el empleado, a nivel de independencia geográfica e incluso horaria, pero cuenta con muchos retos que se deben monitorizar de forma adecuada. Tu equipo de trabajo puede mostrarse vulnerable ante la falta de comunicación y de confianza.

La tecnología y las dotes de liderazgo de los equipos directivos son elementos fundamentales para el devenir de tu empresa en remoto. Estudios llevados a cabo por expertos de diferentes universidades de prestigio en Estados Unidos, como Harvard o Georgia, identificaron que los principales retos de realizar una buena gestión de equipos de trabajo en remoto son la comunicación, la confianza y el compromiso.

Los retos tecnológicos también son de gran importancia, especialmente entre aquellos empleados que puedan ser más mayores y tener menores conocimientos a nivel de digitalización. El trabajo que se hacía cara a cara pasa a llevarse a cabo a través de diferentes plataformas electrónicas. Esto también influye en los procesos de gestión de la información.

Ventajas para el teletrabajador

El hecho de poder trabajar a distancia cuenta con una gran cantidad de ventajas para tus trabajadores. Para nosotros, la principal es una mayor facilidad para poder conciliar su vida profesional con su vida personal, especialmente si tienen hijos a su cargo. Para empezar, se eliminan todos los desplazamientos que pueda tener que hacer desde su hogar hasta la oficina. En algunos casos, puede llegar a ahorrarse hasta tres horas.

Por otro lado, al estar en casa no hace falta que contrate a un canguro o alguien que cuide a sus hijos, si aún no van a la escuela. Esto, obviamente, también puede ser positivo para la empresa, ya que elevará su motivación y puede dar una mayor productividad al empresario.

Adicionalmente, se reducen los costes del trabajador. Ya no tiene que pagar transporte público o usar su vehículo privado para llegar a la oficina. Esto también repercutirá en su felicidad y en su compromiso con tu empresa. No hay que obviar que cambia totalmente su pauta alimenticia. Podrá comer en casa con tranquilidad y no tendrá que preparar tuppers o buscar opciones para comer fuera en un restaurante o bien comprando comida para ingerirla en la oficina. Todo es mucho más cómodo y sencillo.

Desventajas

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce para tu empresa al optar por el teletrabajo como forma mayoritaria. El trabajo en remoto es una estrategia que usan muchas multinacionales, ya que les permite la contratación de personal autóctono que conoce mejor el país donde va a vender su producto. Por tanto, les permite ofrecer una atención personalizada. Sin embargo, la comunicación interna puede verse dificultada si no tenemos un protocolo y una estrategia que hayamos definido correctamente.

En muchas ocasiones, tu equipo puede estar acostumbrado a levantar la cabeza y hablar cara a cara con la persona indicada. Incluso subir o bajar los pisos que hagan falta en la oficina para encontrar a la persona indicada. Sin embargo, ahora la información puede estar en la nube, o no tener las herramientas necesarias para comunicarse. La ausencia de comunicación verbal o no verbal puede convertirse en un problema a causa de la distancia. Esto puede tener consecuencias a nivel emocional en el equipo, o bien una falta de productividad.

Además, en algunos perfiles profesionales puede ser un contratiempo el hecho de trabajar a distancia. Es necesario contar con autocontrol, ya que no tienes a nadie que te esté vigilando en tu día a día. Puede haber distracciones domésticas como la tele, la cocina, la cama... En el caso de los trabajadores también les puede dificultar separar su vida personal del trabajo, ya que la oficina está en el hogar.

Herramientas digitales para la gestión de equipos de trabajo

Es importante apoyarse en las diferentes herramientas digitales que tienes a tu disposición, tanto para la comunicación como para la unión del equipo. Para ello, Microsoft Teams es una de las mejores opciones que te recomendamos. Permite crear diferentes canales personalizados con los miembros de tu equipo, hacer videollamada, escribir mensajes en el grupo y la posibilidad de hablar por privado con cada miembro.

Para organizar el trabajo en equipo es importante el uso de calendarios como Google Calendar, ya que te permitirá incluir recordatorios sobre aquellas tareas o reuniones importantes. La mayoría de las plataformas con videollamada grupal son interesantes, ya que verse las caras simulará que estás en la oficina con tus compañeros mejorando el clima laboral. Es recomendable dedicar tiempo al equipo y a la convivencia.

Consejos para motivar y realizar una gestión de equipos de trabajo óptima

Comunicación clara y efectiva

Para gestionar un equipo de manera eficiente, es fundamental establecer canales de comunicación fluidos y accesibles. Define expectativas, fechas de entrega y prioridades de manera precisa. Herramientas como Trello, Slack o Asana pueden facilitar la coordinación en tiempo real, evitando malentendidos y mejorando la productividad.

Fomentar un ambiente de confianza

Un equipo motivado necesita sentirse valorado. Expresa tu confianza en cada miembro y fomenta una cultura donde puedan compartir inquietudes y sugerencias sin temor. Una práctica eficaz es el 1to1, reuniones individuales semanales o quincenales en las que los empleados pueden hablar abiertamente con su líder sobre sus preocupaciones, expectativas y necesidades de mejora.

Aprende a delegar

Un buen líder sabe distribuir las responsabilidades según las habilidades de cada miembro. Evita la microgestión y permite que los empleados tomen decisiones dentro de su área de competencia. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también fortalece la autonomía y el compromiso.

Definir objetivos claros y medibles

Los equipos funcionan mejor cuando tienen metas específicas y alcanzables. Establece objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido) para que cada persona sepa hacia dónde se dirige y pueda evaluar su propio progreso.

Dar y recibir feedback de forma constructiva

El feedback es esencial para el crecimiento de un equipo. Proporciona comentarios de forma regular, reconociendo los logros y señalando áreas de mejora de manera respetuosa. Del mismo modo, fomenta un ambiente donde los empleados puedan compartir sus opiniones sobre la gestión sin miedo a represalias.

Potenciar las fortalezas de cada miembro

Cada persona aporta habilidades únicas al equipo. Identifica y aprovecha las fortalezas de cada miembro para asignar tareas de manera estratégica. Esto no solo mejora el desempeño general, sino que también incrementa la motivación y la satisfacción laboral.

Promover la colaboración y el trabajo en equipo

Las dinámicas de equipo, incluso en entornos remotos, fortalecen la cohesión y el sentido de pertenencia. Implementa actividades de team building, reuniones informales o proyectos en los que varios empleados trabajen juntos para fomentar la colaboración.

Manejar conflictos de manera proactiva

Los desacuerdos son naturales en cualquier equipo, pero deben resolverse antes de que afecten el clima laboral. Escucha todas las partes, actúa con imparcialidad y promueve soluciones basadas en el respeto y la negociación.

Motivar y reconocer el esfuerzo

El reconocimiento es un pilar fundamental para mantener a un equipo motivado. Celebra los logros, ya sean individuales o colectivos, y brinda incentivos cuando sea posible. Un simple agradecimiento o el reconocimiento público pueden marcar la diferencia en el compromiso del equipo.

Como conclusión, la gestión de equipos de trabajo es igual o más importante en remoto. Es una modalidad con numerosos beneficios, siempre que se monitorice de forma adecuada.